📣 Vacature: Guest services - Coördinatie (m/v/x)

Filmfestival Oostende (FFO) is het warmste filmfeest aan zee. We vieren Vlaamse cinema, presenteren internationale premières en brengen publiek en makers samen in een bruisende festivalweek. Achter de schermen werkt een klein maar gepassioneerd team in hartje Oostende. Tijdens het festival ontvangen we tal van gasten, partners en VIP’s — en zorgen we ervoor dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Klaar om jouw organisatietalent en people skills in te zetten op een festival dat bruist van energie?

Talentbegeleiders
Talentbegeleiders

Profiel

We zoeken een discrete, goed georganiseerde en gastvrije professional met ervaring in de wereld van film, media of events. Je zorgt voor een warm welkom en een vlekkeloze opvolging, zowel in de voorbereiding als tijdens het festival.

  • Je hebt minstens 1 à 2 jaar relevante werkervaring in hospitality, productie, communicatie of eventcoördinatie – dit is geen startersfunctie
  • Je bent vertrouwd met de film- en televisiewereld, en begrijpt hoe talentbegeleiding werkt
  • Je bent administratief sterk en vlot met tools als Google Drive en festivalmanagementsoftware
  • Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands, Engels én Frans (andere talen zijn een plus)
  • Je hebt een verzorgd voorkomen en werkt met een glimlach
  • Je presteert goed onder druk en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen
  • Je bent bereid om in Oostende te werken

Taken

Voor het festival:

  • Je maakt de uitnodigingen op, werkt nauw samen met distributeurs, sales, agents en/of managers en volgt de bevestigingen op, rekening houdend met voorkeuren, financiële en organisatorische haalbaarheid
  • Je stemt transport en verblijf af in samenwerking met externe partners en het interne hospitalityteam (vluchten, treinen, hotels, shuttles, restaurants, vertoningen, interviews, etc.)
  • Je maakt draaiboeken op per film of gast (inclusief aankomst, afspraken, vertoning, make-up, interviews,…)
  • Je stelt een overzichtelijke planning op voor de make-up artist(s) en het team van talentbegeleiders

Tijdens het festival:

  • Je volgt alle draaiboeken op en coördineert met betrokken diensten: hospitality, MUA’s, chauffeurs, agentschappen
  • Je bent het aanspreekpunt voor de verschillende talentbegeleiders, je maakt hun planning op en coördineert alles op locatie

Verantwoordelijkheden

  • Je garandeert een warme, correcte en professionele ontvangst van alle gasten
  • Je behoudt het overzicht over de verschillende planningen van de gasten en anticipeert op wijzigingen
  • Je schakelt soepel tussen administratie en persoonlijke begeleiding
  • Je werkt zelfstandig, maar stemt vlot af met collega’s van productie, hospitality en communicatie

Ons aanbod

  • Een uitdagende rol in het hart van een bruisend filmfestival
  • Tijdelijke opdracht van november tot en met februari — op freelancebasis of met arbeidsovereenkomst
  • Vergoeding volgens barema PC 304 of op freelancebasis, in overleg
  • Terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer

Wij streven naar een inclusief festivalteam

Bij FFO geloven we in de kracht van een divers en representatief team. We moedigen sollicitaties aan van iedereen, ongeacht gender, afkomst, leeftijd, beperking, seksuele oriëntatie of opleidingsachtergrond. Voel je welkom om te solliciteren — wie je bent, maakt ons sterker.

Voel jij je aangesproken?

Stuur je motivatiebrief en cv ten laatste op zondag 29 juni naar eva@filmfestivaloostende.be. We kijken ernaar uit je te leren kennen!