📣 Vacature: Guest services - Travel Coördinator: Hotels & Restaurants (m/v/x)

Profiel

We zoeken een discrete, goed georganiseerde en gastvrije professional met ervaring in de wereld van film, media of events. Je zorgt voor een warm welkom en een vlekkeloze opvolging, zowel in de voorbereiding als tijdens het festival.

• Je hebt minstens 1 à 2 jaar ervaring in eventmanagement, hospitality, toerisme of een gelijkaardige functie
• Je bent administratief sterk en werkt vlot met Google Drive, boekingsplatformen en festival management software (ervaring met Fiona of Eventival is een pluspunt).
• Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel — zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en schakelt vlot wanneer nodig
• Je denkt klantgericht en streeft naar een persoonlijke én professionele aanpak
• Je blijft rustig bij last-minute wijzigingen en bent flexibel inzetbaar
• Je bent bereid om in Oostende te werken

Taken

Voor het festival:

• Je beheert de hotel- en restaurant reservaties voor talent en juryleden, en zorgt voor een nauwkeurige, tijdige opvolging van alle boekingen.
• Je regelt de nodige trein- en vliegtickets voor buitenlands talent en volgt de bevestigingen en wijzigingen proactief op.
• Je beheert een overzichtelijk draaiboek per gast met aankomst- en vertrektijden, en houdt dit voortdurend up-to-date.
• Je onderhoudt actief contact met hotels en restaurants in Oostende en bouwt een betrouwbaar netwerk uit.
• Je werkt nauw samen met de talent coördinator en de chauffeurs planner voor een vlotte afstemming van opvang, transfers en diners.

Tijdens het festival:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor talent en gasten bij hotel- of restaurant vragen, en lost problemen snel en discreet op.
• Je coördineert last-minute wijzigingen in reservaties en communiceert proactief naar alle betrokken partijen.
• Je begeleidt aankomsten en check-ins bij hotels en zorgt voor een warme, persoonlijke ontvangst van elke gast.
• Je controleert of alle praktische afspraken met hotels en restaurants correct en tijdig worden uitgevoerd.
• Je behoudt het overzicht en de rust, ook in drukke momenten, en werkt nauw samen met het bredere festival team.

Verantwoordelijkheden

• Je beheert zelfstandig het hotel- en restaurant luik, maar werkt nauw samen met de talent coördinator.
• Je zorgt dat elke gast zich gezien en goed verzorgd voelt gedurende het volledige verblijf.
• Je bewaakt de kwaliteit van de samenwerking met accommodatie- en horecapartners.
• Je houdt alle financiële aanvragen administratief nauwkeurig bij: je registreert reservaties, facturen en onkosten op een gestructureerde manier.
• Je behoudt het overzicht en de rust, ook in hectische festival omstandigheden.

Ons aanbod

• Een plek in een hecht team dat elk jaar een groots evenement op poten zet
• Veel variatie, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief
• Tijdelijke opdracht van oktober tot en met januari— op freelancebasis of met arbeidsovereenkomst
• Vergoeding volgens barema PC 304 of op freelancebasis, in overleg
• Terugbetaling van woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer