Vacature: Medewerker Administratie & genodigden

Taken

• Je assisteert waar mogelijk met het inplannen/vastleggen van meetings, opvolgen van deadlines en het opvragen van materiaal bij externe partners;
• Je bent aanwezig bij teammeetings en staat in voor het schrijven van verslagen;
• Je volgt de genodigden op van alle events (lijsten aanmaken, lijsten importeren, contactgegevens opvolgen, uitnodigen, genodigden opvolgen, vragen beantwoorden, etc.);
• Je bent verantwoordelijk voor de planning van de seating in de zalen;
• Tijdens het festival ondersteun je het hospitality team (ontvangst genodigden, gastenlijsten bijhouden en updaten, etc.) en beman je samen met ticketing de helpdesk.

Profiel

• Je bent administratief sterk en kan vlot overweg met Google Drive;
• Je communiceert vlot - zowel mondeling als schriftelijk - in het Nederlands, Engels als Frans. Andere talen zijn een pluspunt;
• Je kan zelfstandig werken en bent zelfsturend;
• Je hebt een net voorkomen en bent vriendelijk;
• Je bent leergierig en digitaal sterk genoeg om met festival management en ticketing tools te leren werken. Ervaring met Eventival en/of Ticketmatic is een pluspunt;
• Je werkt efficiënt en haalt deadlines. Last-minute wijzigingen in de planning vormen geen probleem voor jou. Je kan presteren onder tijdsdruk;
• Je bent flexibel en bereid om ook buiten de reguliere kantooruren te werken.

Ons aanbod

Filmfestival Oostende biedt je een uitdagende en afwisselende job in een sterk groeiende en dynamische organisatie en een unieke blik achter de schermen van een (inter)nationaal filmfestival. Je komt terecht in een jong enthousiast team, maar kan ook rekenen op de ervaring van onze seniors. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur van 16 oktober tot en met 9 februari met een correcte verloning cfr. de barema’s in het PC 304.